+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Нужно ли делать опись входящих или исходящих писем

Нужно ли делать опись входящих или исходящих писем

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Канцелярия. Входящие и исходящие документы в 1С:Документооборот

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. В любой компании ведут учёт и обрабатывают входящую и исходящую корреспонденцию. Чтобы зарегистрировать поступающие и отправляемые письма на предприятиях ведут специальные журналы, куда и вносят сведения обо всех документах.

Как правильно вести такие журналы, расскажем в статье. Поступающие и отправляемые документы регистрирует секретарь или делопроизводитель. Все письма сортируют, присваивают им регистрационные номера. Входящие — передают руководителю или его заму, который расписывает их исполнителям. Исходящие — вкладывают в конверты и относят на почту. После того, как письму присвоят регистрационный номер, информацию о нём вносят в специальный журнал учёта.

Входящие и исходящие письма регистрируют в разных журналах. В крупных компаниях, где есть система электронного документооборота, такие журналы формируют в электронном виде, но большинство компаний ведут их на бумаге.

Учет входящей корреспонденции ведут в специальной тетради. В журнале фиксируют поступление корреспонденции и вносят информацию о её последующем распределении по компании. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную.

Право выбора способа ведения журнала остается за руководством. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, поэтому они становятся все популярнее. Регистрируют входящую корреспонденцию в день её поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции облегчает и формализует процесс регистрации поступающих писем. Журнал регистрации входящей корреспонденции: образец заполнения.

Скачать журнал полностью. Основное назначение журнала, в котором регистрируют входящую корреспонденцию :. В зависимости от формы организации делопроизводства и численности штата ведение журнала поручают или секретарю, или кому-то из сотрудников канцелярии.

Если такого подразделения на предприятии нет, приказом руководителя назначают ответственного, который и ведет журнал регистрации входящей корреспонденции. Традиционно бумажный журнал учета входящей корреспонденции ведут или в обычных общих тетрадях или в изготовленных типографским способом книгах формата А4.

В такой книге есть титульный лист, образец заполнения, табличка, в которую вносят сведения о сотрудниках, ответственных за ведение журнала. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями и спецификой процесса делопроизводства.

Для ведения журнала можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелиевых ручек не желательно, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку. Сложившаяся практика подтверждает, что бумажная форма книги — наиболее удобная в использовании и надежная в хранении. Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам.

Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения журнала. Любая компания, даже та, в которой не внедрена система электронного документооборота, может разработать и вести электронный журнал входящих и исходящих документов, образец которого можно создать в текстовом редакторе Word или электронных таблицах Microsoft Excel , табличная форма ведения этих книг учета позволяет это легко реализовать.

Есть готовые электронные шаблоны, которые доступны для скачивания. Их можно адаптировать к той форме журнала, которая утверждена в учетной политике компании. Скачайте образец. Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои преимущества и дает дополнительные возможности. В первую очередь, это, конечно, поиск и сортировка по любому полю и по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам.

Третье — возможность хранить данные на сервере так, что одновременно с книгой могут работать несколько человек, у которых есть к ней доступ.

Преимуществ можно найти много, но есть и недостатки. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак. Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации.

Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции. Для учета входящих и исходящих писем организация ведет два разных журнала. Необходимость объясняется тем, что журнал учета исходящей корреспонденции и входящей содержат разные сведения. Их примерный состав представлен в таблице. Скачать таблицу. Как видим, журнал регистрации исходящей корреспонденции содержит меньше сведений, но и в той, и в другой книге учета обязательно должны быть следующие графы:.

Руководитель организации или подразделения вправе добавить в книгу учета исходящих писем или журнал учета входящей корреспонденции любое количество дополнительных граф. Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не являются документами строгой отчётности.

Единственное, что обязательно сделать — в тот день, когда вы начали вести журнал, его нужно зарегистрировать и присвоить регистрационный номер. Как уже отмечалось выше, количество столбцов в журналах, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации.

Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции - обязательный элемент системы делопроизводства любой организации. Строгий учет входящих и исходящих писем — гарантия своевременного принятия руководством компании оперативных и верных управленческих решений. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.

Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Документооборот.

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Темы: Документооборот Входящие документы Внутренние документы. Итог: Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции - обязательный элемент системы делопроизводства любой организации.

Приемы, которые улучшат ваше здоровье Деловое письмо в вопросах и ответах. Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: гарантийное письмо. Всё об оформлении: от реквизитов до формулировок Как правильно составить бланк документа: лайфхаки Приказы против распоряжений: как наконец-то перестать путаться в этих документах Три приложения для ежедневной заботы о вашем здоровье: Sworkit, Foccus и Down Dog.

Читайте в электронном журнале Новый ГОСТ по делопроизводству и еще три документа, которые поменяют вашу работу в году Как наладить работу с исходящими документами компании: пять главных шагов Как оформить опись дел по личному составу Как справиться со стрессом.

Приемы, которые улучшат ваше здоровье и отношения Путешествие мечты для вашего босса: проект, в котором нет мелочей. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Новости по теме. Топ вопросов февраля: проверки, штрафы, увольнения. Как обновить документы под новые Правила по охране труда. Какие новые акты должны исполнять компании, чтобы не попасть на штраф от ГИТ. Как увеличится размер пособий с 1 февраля года. В году компании и ИП будут сдавать отчёты по-новому. Статьи по теме. Журнал инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Внутренняя опись документов дела содержит данные о порядковых номерах, индексах, названиях и количестве деловых бумаг, входящих в папку дела. Как правильно составить данный документ, расскажем в статье. Составление и итоговое заполнение внутренний описи документов дела является одним из заключительных этапов работы по формированию дела. Специфика дела и состав документов, входящих в него, определяют характер информации, которую будет содержать внутренняя опись документов.

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Регистрация исходящих документов

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей. Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата.

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

.

.

подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних Корреспонденция поступает через почтовое отделение, отдел писем случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату в подлинники документов какие-либо исправления, делать на них пометки;.

Нужно ли делать опись входящих или исходящих писем

.

Регистрация входящих документов

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Марианна

    Уважаемий Тарас я лично Вам огромнеше благодарен за Ваше человеческое отношение.Ведь в наше время ни один адвокат непоздоровается безплатно,и ведь єто так.А ви просто ЧЕЛОВЕК.Что может кто то со мною несогласен?Благодарю Вас от всех добрих людей за вашу человечность.

© 2018-2021 taibai.ru